Hoe beginnen als professioneel fotograaf: Van hobby naar beroep

Veel mensen die zich verdiepen in de kunst van de fotografie en daar op regelmatige basis mee bezig zijn, denken er wel eens over om hun hobby om te zetten naar een werkelijk beroep. Dit kan zowel in bijberoep, en dus gecombineerd met een ander beroep, of in hoofdberoep.
Echter in beide gevallen is het beroep van ondernemer-fotograaf een activiteit waarvoor je een actief ondernemingsnummer nodig hebt welke is onderworpen aan de wetgeving inzake BTW.

Het starten als ondernemer heeft zowel voor- als nadelen.

De voordelen zijn onder andere dat je kosten in rekening kan brengen, dat je vaak als ondernemer wat extra kortingen krijgt bij bijvoorbeeld de aankoop van een nieuwe wagen, of dat indien men je vraagt om eens een betaalde opdracht uit te voeren dit tenminste op een legale en officiële manier kan gebeuren. Door het feit dat het beroep van fotograaf sinds zeer geruime tijd niet meer beschermd is, kan in principe iedereen die dat wenst starten als ondernemer-fotograaf.

Maar net als zovele zaken is hier ook een keerzijde aan de medaille, meer bepaald dat ondernemen ook extra administratie met zich meebrengt, zoals het maken van facturen, het opvolgen van betalingen, het houden van een boekhouding enzovoorts. Buiten de administratieve molen dien je ook rekening te houden met extra kosten zoals bedrijfsverzekeringen en diverse bedrijfsbelastingen, maar laat je dat vooral niet tegenhouden om je droom na te streven!

Hoe start je een eigen onderneming als fotograaf?

Eerst en vooral moet je een ondernemingsnummer (vroegere btwnummer) aanvragen en de nodige attesten aanvragen om te kunnen starten. Vroeger moest je hiervoor op verschillende plaatsen zijn, tegenwoordig kan alles geregeld worden bij de ondernemingsloketten.

Om te starten als zelfstandige moest je wel in het bezit zijn van een attest bedrijfsbeheer of in het bezit zijn van een hoger diploma, gezien dit laatste wordt gelijkgesteld. Deze verplichting geldt in Vlaanderen echter niet meer sinds 1 september 2018. Let wel, in Brussel en Wallonië blijft dit tot op heden nog steeds een verplichting.

Let wel dat bij de oprichting van een BVBA (zie later in de tekst) er nu wel steeds een financieel plan dient te worden opgemaakt met geprojecteerde balansen en resultatenrekening. Er mag trouwens verwacht worden dat dit naar de toekomst toe kan worden uitgebreid naar andere vennootschapsvormen en éénmanszaken.

Verder moet je een aparte financiële rekening openen, meer bepaald je bedrijfsrekening.

Enkele verplichte verzekeringen die je dient af te sluiten zijn onder andere de verzekering BA en beroepsaansprakelijkheid.

Laat ook meerdere activiteiten opnemen in je aanvraag. Je hoofdactiviteit zal zijn fotografie, maar je kan bijvoorbeeld ook opteren voor verkoop van N.E.G. goederen, op die manier kan je dikwijls goederen aankopen tegen groothandelsprijs. Je kan maar beter bij de oprichting wat extra laten opnemen, gezien het achteraf wijzigen steeds een extra kost met zich meebrengt.

Nu moet je jezelf ook nog inschrijven bij een sociaal verzekeringsfonds. Let wel, indien je kiest voor het statuut van een bijberoep kan je vrijstelling van sociale bijdragen aanvragen mits te voldoen aan enkele voorwaarden.

Een andere vraag die zich stelt bij de start als ondernemer is de juridische vorm dat je als bedrijf gaat aannemen.

Ga je van start als éénmanszaak of richt je een vennootschap op ?

Venootschap: voordelen

• Veel lager belastingtarief onafhankelijk van je andere inkomsten.
• In vele gevallen beperkte aansprakelijkheid bij fouten en/of faillissement (tenzij frauduleuze faillissementen)
• Gescheiden patrimonium
• Kapitaal kan verzameld worden door meerdere mensen (aandeelhouders)
• Overlijden of vertrek van een vennoot betekent niet het einde van de vennootschap, dus kan interessant zijn voor de nalatenschap (overdracht van aandelen)
• U kunt verschillende vennootschappen oprichten.
• Meestal minder discussie over de beroepsmatige aard van de ingebrachte kosten
• Inkomsten van de vennootschap kunnen optimaal worden verdeeld tussen de vennoten en de vennootschap.

Venootschap: nadelen

• Meestal is er een minimumkapitaal vereist
• In vele gevallen is er een tussenkomst van een notaris nodig
• Oprichting en achteraf opdoeken is een veel duurdere kost
• Verplichting tot het voeren van een volledige dubbele boekhouding, dus meerkost aan de boekhouder
• Meestal verplichting tot neerlegging jaarrekening
• Buiten de RSZ van de vennoten zelf is er ook jaarlijks de RSZ bijdrage van de vennootschap.
• Eventuele verliezen worden niet verrekend met de inkomsten van je hoofdberoep.

Eénmanszaak: voordelen

• Lage oprichtingskosten
• Geen minimumkapitaal vereist
• Geen notaris nodig
• Weinig formaliteiten en vereenvoudigde boekhouding mogelijk
• Beslissingen kunnen hel snel worden genomen zonder de algemeen vergadering
• Winst is direct beschikbaar
• Eventuele verliezen worden verrekend met jouw loon in hoofdberoep. (indien bijberoep)

Eénmanszaak: nadelen

• Geen onderscheid tussen privé en beroepspatrimonium
• Hogere belastingschalen
• Hoofdelijke aansprakelijkheid van de ondernemer
• Geen mogelijkheid tot optimalisering op vlak van verdeling winsten
• Soms een iets grotere discussie met de administratie over privégedeelte van de ingebrachte kosten.

Indien je zou kiezen voor een vennootschap is één van de meest bekende vennootschapsvormen de BVBA of de EBVBA (Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid). Je hebt zoals het woord zegt slechts een beperkte aansprakelijkheid moest er iets fout lopen. Op die manier ben je zelf niet geruïneerd bij een eventueel faillissement.De vennootschap moet worden opgericht door 1 of meerdere personen (aandeelhouders). De statuten moeten worden opgesteld in een oprichtingsakte, bij de notaris.Bij deze vennootschapsvorm dient er ook jaarlijks een jaarrekening te worden neergelegd bij de Nationale Bank van België.

Enkele andere vrij populaire vennootschapsvormen zijn de commanditaire vennootschappen of de coöperatieve vennootschappen met onbeperkte aansprakelijkheid. Bij deze vormen is geen minimumkapitaal vereist, ze hebben geen verplichting tot het neerleggen van jaarrekeningen en ze kunnen worden opgericht door onderhandse aktes zonder tussenkomst van een notaris, wat de oprichting dus aanzienlijk goedkoper maakt. Een nadeel is dat je als zaakvoerder of bestuurder van deze vennootschapsvormen wel onbeperkt en hoofdelijk aansprakelijk blijft voor alle schulden van de vennootschap.

Bij een éénmanszaak betreft het, zoals de naam zegt, een ondernemingsvorm van één persoon. Het is geen vennootschap en wordt dus belast in de personenbelasting. Er is onbeperkte hoofdelijke aansprakelijkheid en er is geen scheiding tussen beroeps- en privépatrimonium. Nochtans is dit een goedkope ondernemingsvorm en zeker niet in alle gevallen oninteressant.

Het is bij de keuze dus belangrijk af te wegen welke de oprichtingskosten en modaliteiten zijn. Verder is het ook van belang het beroepsrisico in te schatten om te zien of je onbeperkt of beperkt verantwoordelijk wenst te zijn. Iemand die huizen bouwt heeft uiteraard meestal een groter risico dan iemand die een foto maakt.

Tenzij u zelf op fiscaal en boekhoudkundig vlak ervaring genoeg hebt, is het in de meeste gevallen toch interessant om een boekhouder of accountant onder de arm te nemen. Maak hier een weldoordachte keuze. Ga niet blindelings voor de goedkoopste boekhouder, maar kijk rond. Goedkoop is in dit geval niet altijd de beste koop.Een degelijke boekhouder zal uw belangen verdedigen tov de Administratie, uw btw aangifte indienen, klantenlisting indienen, aangiftes doen etc… Verder zal hij u ook op regelmatige tijdstippen tips geven om al dan niet extra te investeren en tussentijdse balansen maken om een prognose te krijgen van het resultaat op het einde van het jaar. Hij zal u tevens wijzen op alle wettelijke verplichtingen en eventuele zaken dat u fout doet. Op die manier vermijdt u achteraf zeer veel problemen en torenhoge boetes.

Hoe zit dat met vrijstelling van BTW?

Indien je een jaarlijkse omzet gaat draaien van minder dan € 25000,00 exclusief BTW dan kan je als ondernemer ook opteren voor de vrijstellingsregeling bij de BTW Administratie. De vrijstellingsregeling herleidt de verplichtingen van de kleine onderneming inzake BTW tot een minimum. Zo zal de vrijgestelde belastingplichtige geen periodieke BTW-aangiften moeten indienen,  geen BTW in rekening moeten brengen aan zijn klanten (mag dit trouwens niet) en geen BTW moeten doorstorten aan de Schatkist. De ondernemer dient zich te richten tot kantoor waaronder hij of zij ressorteert om de vrijstelling aan te vragen. Op alle uitgaande facturen moet duidelijk het volgende worden vermeld:

Vrijstelling van BTW: voordelen

• Minder administratie
• Boekhouder zal goedkoper zijn gezien er geen btw aangiftes dienen te worden ingevuld
• De prijs dat je vraagt is ook de prijs die je als omzet hebt, op die manier kan je goedkopere prijzen hanteren en toch hetzelfde verdienen. Let wel, dit is enkel van belang als je werkt met particuliere klanten gezien zij geïnteresseerd zijn in de totaalprijs inclusief BTW. Een bedrijfsklant zal enkel geïnteresseerd zijn in de prijs exclusief BTW gezien zij de BTW in rekening kunnen brengen en dus kunnen recupereren.

Vrijstelling van BTW: nadelen

• Uw totaalomzet op jaarbasis mag niet meer bedragen dan € 25.000,00
• Bedrijfsklanten weten hiermee dat je een zeer kleine onderneming bent met weinig omzet en waarschijnlijk ook met relatief weinig klanten.
• Je kan de BTW op je investeringen en kosten ook niet recupereren. Het is dus een mes dat langs twee kanten snijdt.

Voorbeeld uit de praktijk

Je krijgt een aanvraag om een fotoshoot te doen voor een particulier en wenst hiervoor € 500,00 bruto te verdienen. Indien je geniet van de vrijstellingsregel kan je dus een offerte maken aan de eindklant van € 500,00. Om hetzelfde te verdienen als je niet geniet of wenst te genieten (want het is geen verplichting) van die regeling moet je voor deze opdracht € 605,00 vragen aan de eindklant, zijnde € 500,00 + € 105,00 BTW (21%). Een particuliere klant zal dus in het tweede geval meer moeten betalen, zonder dat jijzelf als fotograaf meer verdient. Bij een bedrijfsklant speelt dit geen rol, gezien hij toch de btw in rekening kan brengen en voor hem de kostprijs in beide gevallen € 500,00 bedraagt. Als ondernemer heb je uiteraard niet enkel opbrengsten maar moet je ook onkosten maken om je omzet te realiseren.

Onkosten die je maakt om inkomsten te verkrijgen of te behouden zijn in de meeste gevallen fiscaal aftrekbaar of deels aftrekbaar. Enkele voorbeelden van onkosten die je als ondernemer kan boeken zijn: Kosten van huisvesting, elektriciteit, verwarming, GSM en telefoon, computer(s), internet, fotografisch materiaal, ander klein materiaal zoals papier etc…, restaurantkosten (beperkt aftrekbaar aan 69%), relatiegeschenken (beperkt aftrekbaar aan 50%), kosten van publiciteit, autokosten, etc…

Let op, er is een verschil tussen een beroepskost en een beroepsinvestering. In tegenstelling tot een kost is een investering de aankoop van een goed dat meerdere jaren zal meegaan en meestal ook duurder is in aankoop. Investeringen worden dan ook afgeschreven over een aantal jaren ipv het ineens volledig in kosten te brengen. Let wel, de btw is wel bij aankoop aftrekbaar.

Voorbeeld: Aankoop UV-filter van € 80,00.

Dit betreft een beroepskost die ineens in kosten kan worden gebracht.

Voorbeeld: Aankoop Camera Body van € 1500,00

Dit is een goed dat meerdere jaren zal meegaan en gezien de prijs ook zal worden beschouwd als een investering. Zelf schrijf ik dergelijke zaken af over een periode van drie jaren a rato € 500,00 per jaar. Bij elke kost zal ook worden bekeken of er een bepaald privégebruik aan verbonden is. Bij een vennootschap zal het privégebruik worden belast als een voordeel alle aard dat ofwel wordt gefactureerd aan de zaakvoerder, ofwel wordt opgenomen op een loonfiche en worden belast in de personenbelasting. Bij een éénmanszaak zal het privé gedeelte veelal in samenspraak met de Administratie worden bepaald op een zeker percentage van de volledige som. Een voorbeeld zou kunnen zijn dat je de kosten van je GSM in een éénmanszaak gaat inbrengen aan 50% of 75%. Het overige gedeelte is privé. Bij een vennootschap wordt deze kost altijd aan 100% ingeboekt en achteraf een voordeel bepaald voor het privégebruik.

Het businessplan

Nu het administratieve gedeelte is geregeld kan je aan de slag gaan als ondernemer-fotograaf en gaan we op zoek naar klanten. Want wees gerust, hoe goed je beelden ook zijn, zonder de nodige stappen en moeite zullen weinigen je vinden en spontaan komen aankloppen. Om aan klanten te geraken moeten de mensen uiteraard in de eerste plaats weten dat je betalende diensten aanbiedt. Dit kan je doen op verschillende manieren: Een verzorgde website, sociale media (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn), publiciteit, klanten ronselen via telefoon, e-mail, bezoeken,.., beurzen, naamkaartjes, flyers, mond-aan-mondreclame én zeker niet te onderschatten is de “mond-aan-mond reclame” en nog veel meer.

Kortom, hoe meer mensen je naam en firmanaam kennen hoe groter de kans wordt dat je zal worden gecontacteerd voor een opdracht. Stel hiervoor een duidelijk businessplan op waarin je voor jezelf duidelijk maakt welk publiek je wenst aan te trekken en welke soort fotografie je gaat aanbieden. Probeer ook een eigen en zeer herkenbare stijl te creëren, zodat mensen bij het zien van je foto’s al bijna weten wie de maker is, zonder je naam te hebben gelezen. Als je dat handelsmerk hebt, dan stijgt ook je commerciële waarde als fotograaf.

Waag je hierbij niet op al te glad ijs! Het is niet verstandig om bijvoorbeeld modefotografie of productfotografie aan te bieden als je helemaal niet genoeg kennis hebt van deze zaken en je geen goed eindresultaat gaat kunnen afleveren. Een goede naam opbouwen duurt vaak jaren, een slechte naam heb je doorgaans nogal snel.

Als je bijvoorbeeld de vraag krijgt om een bepaalde opdracht uit te voeren en je bent niet 100% zeker van je zaak, is het zeker in het begin beter deze opdracht door te spelen aan bijvoorbeeld een collegafotograaf die hier wel bedreven in is. Vraag desnoods aan die collega of je mee mag helpen, dan leer je nog wat bij in de praktijk, en/of vraag desnoods een kleine commissie voor het aanbrengen van deze klant, op die manier verdien je er zelf ook nog iets aan.

Zeg duidelijk tegen de klant dat je niet de mogelijkheid hebt om de opdracht uit te voeren maar dat je iemand anders die heel goed is kan aanbevelen. Klanten weten dit te appreciëren en zullen je achteraf dankbaar zijn. Ze zullen je eventueel voor andere opdrachten hierdoor opnieuw contacteren omdat je een betrouwbare indruk hebt nagelaten.

Als je een website hebt zorg dan zeker dat mensen je website ook terugvinden. Je mag de mooiste website hebben die er bestaat, maar als geen mens hem vindt brengt de website niets op. Zoektermen in bijvoorbeeld Google zijn hier zeer belangrijk. Zorg ook dat je website niet overladen is met tekst. Mensen hebben gauw de neiging om je website te verlaten als er te veel informatie opstaat. Bij een fotograaf is het belangrijk om je werk te presenteren. Als potentiële klanten je werk goed vinden zullen ze je wel contacteren voor meer inlichtingen.

Zelf splits ik graag mijn diverse foto activiteiten op naar verschillende websites. Dit hoeft niet per definitie steeds onder een andere firma, maar een aparte website geeft volgens mij een duidelijker zicht en zal beter het juiste publiek aantrekken. Zo is fotobedrijf.be en fotobedrijf.com mijn hoofdwebsite waar ik me voornamelijk toespits op business klanten. Strobistworkshops.be is de website die gebruik om mijn workshops en evenementen te promoten en te verkopen. Met weddingphoto.be bespeel ik de markt van de huwelijksfotografie, daar waar ik met exclusivephotography.be mik op high-end klanten die graag van hun eigen luxe goederen een uniek fotografisch kunstwerk willen laten maken. Alle websites en alle onderdelen hebben een andere aanpak, gevoel en look.

Ook flyers en naamkaarten worden per onderdeel door mezelf ontworpen en beslist op welk materiaal er zal worden gedrukt. Zo zijn de flyers en naamkaarten van exclusive photography qua afwerking een stuk duurder en exclusiever met dikker papier, een matte coating enzovoorts. Kortom het naamkaartje en de flyer moeten het product correct vertegenwoordigen.

Ook Facebook is een niet te onderschatten medium op vlak van publiciteit en naamsbekendheid, en af en toe een freebie doen voor bepaalde mensen of de juiste contacten te leggen is zeker ook niet verkeerd. Let wel, maak duidelijk dat dit niet de gewoonte is.

Probeer echter niet gratis te werken voor een klant met het idee dat ze je achteraf wel gaan betalen voor de job. Eenmaal je je diensten gratis hebt aangeboden zal die klant nog maar weinig geneigd zijn om je achteraf correct te vergoeden.

Netwerken als professioneel fotograaf

Zoals eerder aangehaald is het zeker aan te raden je bekend te maken online en een virtueel netwerk uit te bouwen. Het is echter niet voldoende om enkel aanwezig te zijn op sociale media maar probeer ook interactief te zijn. Beschouw het als een online vorm van tweerichtingsverkeer. Je gaat op deze manier als het gezicht van een bedrijf of merk straks actief in gesprek met potentiële klanten. Dit kan de nodige positieve publiciteit opleveren, maar wees ook voorbereid op negatieve reacties, om welke reden dan ook. Op sociale media is niet reageren sowieso uit den boze. En juist in dit soort dringende gevallen is het heel belangrijk dat je dergelijke klachten niet negeert, maar in gesprek gaat. Maak ook interessante content om online te tonen, op die manier gaan mensen je veel actiever volgen en zullen je berichten op veel meer tijdlijnen verschijnen.

Zorg er ook voor dat online in het algemeen je naam, je firmanaam en het adres van je website vaak wordt vermeld door diverse bronnen. Op die manier zijn er veel meer richtingaanwijzers naar jouw bedrijf. Bouw nu ook verder je netwerk fysiek uit en leer de juiste mensen kennen op de juiste plaats. Het is nog steeds zo dat tijdens het fysieke netwerken afspraken worden gemaakt. Als je als fotograaf bijvoorbeeld zeer exclusief werk wil maken en verkopen, zorg dan ook dat je een netwerk uitbouwt in een segment van klanten die kapitaalkrachtig genoeg zijn om de prijs te betalen. Ga je als fotograaf de richting op van reclame, zorg dan ook dat je mensen binnen je netwerk kent die in de branche zitten of tenminste banden hebben met de sector. Ben je eerder een fine-art fotograaf, ga dan op zoek naar mensen met een kunstgalerij of mensen die je in contact kunnen brengen met een galerij.

Er worden regelmatig netwerkmeetings georganiseerd waar je connecties kan maken. Bouw ook verder op je gemaakte connecties. Zelf ben ik bijvoorbeeld lid van een golfclub, waar de 19^de hole een ideale verzamelplaats is van ondernemers om tussen pot en pint niet alleen te spreken over je beste drives, maar ook om mogelijke samenwerkingen te bespreken.

Peter Nackaerts, de auteur van dit artikel, heeft een passie voor licht. Ook de foto’s zijn door hem gemaakt. Meer informatie over zijn werk vind je op zijn website.